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目录 1

第一章 通信事务 1

一、电话 1

1．认识电话机 1

2．打电话的步骤与要点 5

3．接电话的步骤与要点 8

4．电话通话艺术 12

二、传真 17

1．了解传真机 17

2．发送传真的步骤 22

3．接收传真的步骤 25

三、电报、电传、电子邮件 26

1．电报（CABLE） 26

2．电传（TELEX） 27

3．电子邮件（INTERNET MAIL） 28

1．收集来宾情况 31

一、接待工作的准备 31

第二章　接待工作 31

2．制定接待计划 32

3．落实接待事项 34

二、接待活动的实施 35

1．迎接 36

2．接待 38

3．送客 46

三、接待礼节艺术 47

1．见面礼节 47

2．介绍礼节 50

3．递接名片礼节 51

4．言谈礼节 51

5．形象礼节 53

6．宴会礼节 57

四、涉外接待实践技巧 59

1．涉外会见与会谈 59

2．涉外升挂国旗 60

3．涉外礼宾次序 62

4．涉外接待的忌讳 63

第三章　会议组织 69

一、会前准备 69

1．确定会议名称 69

2．制定会议议程和日程 70

3．会场的选择与布置 73

4．确定与会者 85

5．制发会议通知 86

二、会间工作 88

1．会间服务 89

2．会议记录 92

3．编写会议简报 95

三、会后工作 97

1．完善会后服务 97

2．整理会议文件 98

3．拟发会议纪要 99

4．总结会议经验 100

四、常见会议组织方法与技巧 101

1．选举与表决 101

2．签字仪式 105

3．开幕式和典礼 108

4．记者招待会 109

第四章　沟通协调 113

一、秘书与领导关系的协调 113

1．尊重与服务领导 114

2．加强与领导的沟通 118

3．秘书与领导的矛盾关系的处理 123

4．秘书与领导相处的技巧 129

二、秘书与同事关系的协调 135

1．同事相处有学问 136

2．与不同性格的同事共事的艺术 140

3．秘书拓展同事关系的技巧 147

三、秘书与领导者群体关系的协调 149

2．领导者之间矛盾的分析 150

1．维护领导层的团结 150

3．处理领导群体矛盾的方法与技巧 151

四、秘书与部门、单位关系的协调 153

1．如何协调部门之间的关系 154

2．怎样做好单位之间的协调 155

第五章　行政管理 157

一、美化办公室 157

1．布置办公室 158

2．优化办公设备 159

3．美化办公环境 161

二、印章管理 162

1．印章的种类与样式 162

2．印章的刻制、启用 166

3．印章的使用、保管、停用 167

三、值班管理 169

1．值班管理的任务 169

2．值班工作的要求 171

3．值班管理表单的设计与制作 172

四、编写大事记 174

1．大事记的内容 175

2．大事记的编写方法与要求 175

五、活动安排 176

1．合理安排领导的活动 176

2．各种活动的安排方法与技巧 179

1．突发事件的处理 185

六、应急工作 185

2．应急工作的原则与要求 187

第六章　信息工作 189

一、信息的收集 189

1．收集形式 189

2．收集途径 191

3．收集方法 192

二、信息的整理 195

1．分类 195

2．筛选 197

3．加工 199

4．编写 201

三、信息的传递和储存 203

1．信息的传递 203

2．信息的储存 204

第七章　公文处理 209

一、行文制度 209

1．行文方向和方式 210

2．行文原则 211

二、公文处理程序 212

1．收文处理程序与方法 212

2．发文处理程序与方法 220

三、立卷归档、清退、销毁 229

1．立卷归档 229

2．清退 234

3．销毁 234

一、档案的收集 237

第八章　档案工作 237

1．归档的范围 238

2．档案收集的方法 240

二、档案的整理 241

1．区分全宗 242

2．分类 243

3．案卷排列 247

4．编制案卷目录 247

1．档案价值鉴定 251

三、档案的保管 251

2．档案库房管理 253

3．档案安全维护 256

四、档案的利用 258

1．利用档案的方式和途径 259

2．利用档案来服务 262

附录一　秘书国家职业标准 265

附录二　标点符号用法 283

附录三　校对符号及其用法 293